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La importancia de certificar los correos electrónicos

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En España existe jurisprudencia en lo que refiere al uso de comunicaciones electrónicas para la notificación fehaciente de información a terceros, que explicita la necesidad de certificar tanto el envío como la recepción y la lectura.

Hace ya años que la gran mayoría de personas han dejado de escribir cartas postales para comunicarse a distancia. La aparición de internet y las facilidades que ofrece el correo electrónico han hecho que la mayoría de comunicaciones escritas se hagan de este modo.

Pero hay un tipo de comunicaciones que aún se resiste a las nuevas tecnologías y que se utiliza con los mismos métodos que se implantaron en el s. XVIII: las comunicaciones certificadas. El burofax, el telegrama o el correo postal certificado con acuse de recibo aún son los métodos de envío más usados cuando se necesita acreditar y certificar que el destinatario ha recibido correctamente el mensaje.

Estos métodos de envío certificado son seguros pero tienen algunos problemas graves, ya que necesitan tiempo para llegar al destinatario y permiten dilatar los procesos al no retirar la correspondencia o alargar la localización del destinatario, entre otros.

Rápido, eficaz y ¿seguro?

Es por este motivo que muchas empresas y profesionales deciden enviar sus documentos a terceros mediante el correo electrónico, hecho que les permite ganar tiempo y, en caso de necesidad, pedir al sistema que se envíe el acuse de recepción y lectura del mismo.

Pero este sistema no permite saber a ciencia cierta si realmente el receptor ha visto y leído el contenido del correo electrónico, ya que los sistemas de correo electrónico pueden dar falsos acuses de recibo y lectura en caso que el correo electrónico sea considerado correo basura o spam.

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En este sentido se refiere la sentencia 25/2014 de la Audiencia Provincial de Álava, en la que la parte demandante pudo verificar mediante un perito que un correo electrónico con acuse de recibo y lectura fue desviado a la carpeta de spam y luego borrado automáticamente por el sistema.

La sentencia explicita la necesidad que algunas comunicaciones tengan una verificación real de recibo y lectura, para evitar perjuicios a terceros o para certificar la propiedad intelectual de los documentos.

La solución: correos (electrónicos) certificados

Tener la seguridad que el receptor de la comunicación ha recibido y leído el mensaje y poder demostrar todos los pasos que ha seguido este mensaje desde su creación hasta su lectura, es la clave para evitar problemas con este tipo de comunicaciones.

Y es aquí donde entra la tecnología que PuntoNeutro ofrece a profesionales y empresas para poder certificar de un modo seguro tanto el mensaje y los documentos adjuntos que se envían, como el momento exacto en el que ha sido enviado, recibido y leído.  Además, todo el proceso de comunicación queda registrado ante notario.

Así pues, esta tecnología permite a los usuarios poder sumar la velocidad y eficacia de los correos electrónicos con la seguridad que ofrecen los envíos postales certificados, por lo que los profesionales y empresas que la usan tienen la tranquilidad de poder demostrar la existencia, propiedad y procesos que han seguido todas sus comunicaciones con documentos técnicos y legales.